電子取引によるデータ保存の義務化のポイント
令和4年1月から電子取引による紙保存が廃止に！目次
電子帳簿保存法の改正と電子取引における取引情報の保存方法
令和3年度の税制改正において電子帳簿保存法が改正され、電子取引に関する取引情報保存の要件が変更されました。
電子取引とは取引情報の授受を電磁的方式により行う取引のことです。
具体的には請求書や注文書、見積書等を電子メール本文や添付ファイル、クラウド上で取引先とやりとりしたり、Amazonや楽天等で購入した商品の領収書等をダウンロードしたりする場合などが挙げられます。
これまではこういった電磁的な取引情報について印刷して書面で保存する方法も認められていましたが、令和4年1月1日の改正電子帳簿保存法の施行以降の取引については印刷による紙保存が認められなくなります。
したがって、請求書等を全部書面に印刷してファイルしていた事業者も、これからは改正法令に定められた要件を満たす方法で電磁的に保存することが必要になります。
電子取引の電磁的記録保存に求められる要件
電子取引の電磁的記録の保存に際しては以下の要件をすべて満たす必要があります。
- 電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け
- 可視性の確保
- 検索機能の確保
- 真実性の保持
①は独自に開発したグループウェアやクラウドファイル共有、EDIシステムを使って電子取引を行っている場合に、そのシステムの「仕様書やマニュアル等を備え付けておく」ことを指します。
これは税務調査等で記録を閲覧する際に、どのように操作すればよいのかわかるようにマニュアルや仕様書を備え付けておく必要があるという意味です。
なお、ジョブカンや弥生ドライブといった他社が開発したソフトウェア等を用いて行っている場合、①は不要です。
②は電磁的記録を閲覧するためのパソコンやプリンタ等（見読可能装置）を準備しておき、電磁的記録を見られる状態にしておくことを意味します。
これら2つの要件については一般的にはすでに満たされていることが多いと思われますので、特別に対応すべきは③と④の要件になります。
電子取引の電磁的記録における検索機能確保の方法
検索機能の確保とは、保存している電磁的記録について検索できるようにしておくことであり、具体的には以下の3つの条件を満たす方法で検索できるようにしておく必要があります。
- 取引年月日その他の日付、取引金額および取引先を検索の条件として設定することができる
- 1の日付または金額についてはその範囲を指定して条件を設定することができる
- 2つ以上の任意の項目を組み合わせて条件を設定することができる
上記の方法について具体的には定められていませんが、国税庁が挙げている方法としては、
- 取引先・取引年月ごとに設定したフォルダに「取引日付_取引先名_取引金額.pdf」等といった名称でファイルを保管する
例）「20221025_エヌ・ジェイ・ハイ・テック_100000.pdf」 - Excel等で連番、取引年月日、取引先名、取引金額を記載した索引簿を作っておく
などがあります。
ちなみに、データが添付された電子メールをメールソフト上で閲覧できるだけでは十分とは言えないので注意しておきましょう。
なお、税務調査等の際に電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合は上記の②と③の要件は不要となっており、①の要件のみ満たしていればよいことになっております。
さらに、前々年における売上高1,000万円以下である事業者がダウンロードの求めに応じる場合は①の要件も不要となっており、したがって検索機能確保の要件自体が不要になります。
電子取引の電磁的記録における真実性保持の方法
真実性の保持とは、訂正や削除が容易である電子データについて改ざんがされていないことを担保することであり、以下の4つのうちいずれかを満たすことが求められています。
なお、これらは重複して満たしていても問題ありません。
- タイムスタンプが付与されたデータを受領
- データ受領後速やかにタイムスタンプを付与
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残る、または訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規定を策定、運用、備付け
①および②は電子取引におけるデータのやりとりを行う前もしくは後にタイムスタンプを付すことで記録の改ざんが行われていないことを確保する方法です。
③はオンラインのシステム上でデータをやりとりしている等でそもそも改ざんができなくなっているケースが該当します。
なお、タイムスタンプに関しては一般財団法人日本データ通信協会が認定するもの等であることが望まれます。
④は①～③のようなシステム的な改ざん防止方法を適用するのが困難な場合に、システム的な方法ではなく規定を定めて周知することで記録の改ざんを抑止するものです。
電子取引の数が多くない中小事業者の場合はこれを採用することが多くなるものと思われます。
国税庁が公表している具体的な事務処理規定のサンプルは以下にありますが、
- データの訂正や削除を原則として行わないこと
- 行う場合はその内容について記録に残すこと
- 責任者を明確にすること
等を定めたものになっております。
［国税庁］電子帳簿保存法／関係参考資料（各種規程等のサンプル）
電子取引の電磁的記録の保存方法と保存期間
電子取引の電磁的記録の保存方法については特に定められておらず、バックアップについても規定されておりません。
したがって上記の要件を満たしてさえいればサーバー、USBメモリ、クラウド上など、どこに保存していても問題ありません。
また、原則としては一課税期間を通じて検索できるようにするために一か所にまとめて保存する必要がありますが、取引先毎に異なる取引システムを利用しているなどの合理的な理由がある場合は分割して保存していても差し支えありません。
ただし、書面の場合と同じく申告期限から7年間（個人事業者の令和4年分であれば令和12年3月15日まで）は保存しておく必要があるため、外部のシステム上に保存する場合などはその保存期限に注意する必要があります。
要件を満たさない場合のリスク
要件を満たした電磁的記録の保存をしていない場合、法人税法もしくは所得税法上は記録の保存そのものをしていなかったものとして扱われます（消費税に関しては紙に印刷した書面を保存している場合でも正しい記録の保存として取り扱われ、仕入税額控除の対象となります）。
ですので、たとえば電子的にやりとりした請求書を紙で印刷して元データは削除してしまった場合等は記録の保存そのものをしていなかったものとみなして青色申告の承認取消処分がなされる危険性があります。
また、印刷した書面は税法に基づいた書類とみなされないので申告内容の適正性が疑われることになります。
※ただし、青色申告承認の取消処分や申告内容の適正性の判断は税務当局が総合的に勘案して判断することですので、自動的に処分等がなされるわけではありません。
なお、災害等のやむを得ない事情により電磁的記録の保存ができなかった場合や保存したデータが失われてしまったときは、その事情を証明できれば保存要件を満たさなくても電子保存していたとみなされます。
まとめ
以上をまとめると、改正電子帳簿保存法の施行にともない電子取引に関して一般的な中小事業者が最低限しておくべきことは「４．真実性保持の方法」にある電子取引データの訂正および削除の防止に関する事務処理規定を作成しておくことと、「３．検索機能確保の方法」にある請求書等のデータを整理して検索できるようにしておくことになると思われます。
特に請求書等のデータについてフォルダ名やファイル名を管理したり一覧を作成して整理・保存したりすることは結構な手間になるかと思われますが、取引の記録を正しく管理することは内部管理上も有意義なことですのでこれを機に見直すのも良いかもしれません。
吉田健太郎 氏（公認会計士・税理士）
大学卒業後IT企業勤務を経て2003年に公認会計士試験合格後、根津の佐久間税務会計事務所に勤務。2006年に公認会計士登録、2018年に税理士登録。現在は主に中小企業の会計・税務や社会福祉法人の監査業務等に携わっている。