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「報・連・相」力アップで「わかる」を「できる」に変える

「報・連・相」コミュニケーションは組織の血液である

報・連・相は「報告」「連絡」「相談」それぞれの一文字目を取った言葉です。

「報・連・相」は、ビジネスにおいて、最初に学ぶコミュニケーションの型であり、組織が円滑に機能するためになくてはならないものです。

報・連・相は人間の体でいえば、血液のようなものです。
血液がうまく流れないと、体調が悪くなり病気になるように、「報・連・相」が滞ると、意志疎通ができなくなり、仕事面の至るところに不備や不具合が発生することになります。

これほど重要な報・連・相ですから、その言葉の意味はご存じでしょう。
ですが、腑に落ちるまでは理解できていないという方も意外と多いものです。

自分起点で報・連・相を機能させていくために大切なポイントを押さえておきましょう。

報告とは

報告は自分の現状を正確に知ってもらうために行います。
主に指示を受けた仕事(受命)の終了時にするものですが、途中経過やトラブル時などにも必要な行動です。

最初のうちはいつ報告したらよいのか、タイミングに迷うかもしれません。
そのときは次の「おしとやか」を参考にしてみてください。

報告が必要なタイミング

なお、おススメの伝え方は結論から述べる「事実所感法」です。
事実は先に、意見は後で報告すると“伝わる”報告ができます。

連絡とは

連絡は情報・事実の周知のために行います。

連絡には「しなければいけない連絡」と、仕事や人間関係がスムーズになる「思いやりの連絡」という2つの要素があります。

「しなければいけない連絡」はあなたが連絡しなければ負の影響が出てくる内容を指します。
仕事に関連する情報以外にも欠勤や遅刻などもこれに含まれます。

「思いやりの連絡」は情報を共有することで仕事や人間関係がスムーズに流れる状態を作ります。

どちらも共通しているのは、必要な情報を必要な人に漏れなく伝えることです。

自分「漏れなく」というのがポイントで、自分は伝えたので連絡完了!ではありません。
連絡は相手に伝わって初めて完了します。

ヌケ・モレなく伝わるよう、
○緊急時には電話や口頭で伝える
○重要事項はメールや文書で伝える
など、状況に応じて方法を使い分けましょう。

報告と連絡の違い

報告と連絡の違いは、縦軸(上司)と横軸(チームメンバーや他部署の関係者など)で行う情報の流れの違いです。
報告は上司に行いますが、連絡は上司を含むチームメンバーや関係部署との情報共有を指します。

報告と連絡の違い

ですから、報告と連絡の違いがわからなくなったときは、自分が伝えたい相手が誰なのかを考えてみるとよいでしょう。

実行するときにも、意識的に「報告がございます」「連絡したいことがあります」と相手に伝えるようにします。
そうすると、報告も連絡も意識的に使い分けられるようになります。

相談とは

相談の目的は問題解決です。
トラブル時や判断に迷ったときに、周りの人の知恵を借りるために行うものになります。

相談は丸投げや場当たり的に行うのではなく、事前に準備をして臨みます。
さきに事実(現状、背景や原因)を述べ、その後に自分の考えや意見を伝えられるよう整理してから相談するようにしましょう。


以上が報・連・相のポイントです。
それぞれ、まとめるとこのようになります。

  目的 主な相手
報告 自分の現状を知ってもらう 上司
連絡 情報・事実を周知する チームメンバー、関係部署、上司
相談 問題を解決する 上司、先輩、チームメンバー

最後に

「上司はいつも忙しそうで話しかけづらい・・・」「報告・連絡しても必要ないと言われる気がする・・・」と思っている新入社員・若手社員の方もいるかもしれません。

報・連・相は社会人になってから、たくさんのヒット&エラーを繰り返すことで磨かれていきます。
あなたがこれから社会人として成長し続けていくために必要なコミュニケーション力の土台を作っているといっても過言ではありません。

まずはどんな小さなことでも報・連・相し、相手の反応を確認しましょう。
それによって相手の基準がわかるようになり、実践→改善を繰り返しながら自分の基準を作っていくことができます。

環境変化が著しい昨今、組織が求めているのはみずから考え、判断・行動できる人財です。
報・連・相のコツをつかむことでチームの目的達成のため的確な「報・連・相」力を高めていきましょう。

尼崎真実 氏(人財育成プロデューサー)

専門商材を扱う小売業の営業を経て店舗責任者や新入社員の人財教育に携わる。その後、一流ホテルでのサービス経験や専門学校の教育・就職・広報経験から「伝える」「伝わる」スキルを習得。現在は一般社団法人の代表理事として教育・福祉の現場で各種プロジェクトに参画しながら、株式会社ビジネスプラスサポートで人財育成プロデューサーとしても活躍する。

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